Depot OS — Configuración y Overrides
¿Qué es la sección de Configuración?
La sección de Configuración es el panel de control administrativo de Depot OS. Desde aquí, los administradores y dueños del negocio definen el comportamiento de las sucursales, establecen medidas de seguridad en caja, activan o desactivan módulos operativos, configuran impuestos y métodos de pago, y administran la redirección de comanda entre establecimientos.
Alcance de configuración: Global vs. Sucursal (Overrides)
Una de las ventajas clave de Depot OS es su arquitectura multi-sucursal flexible. En la parte superior de las pantallas de configuración, cuentas con un selector de alcance:
- Alcance Global: Los cambios realizados aquí se aplican automáticamente a todas las sucursales de tu empresa. Es ideal para estandarizar políticas como impuestos, monedas o la base de datos de clientes.
- Alcance de Sucursal: Permite realizar una sobreescritura (override) de los ajustes globales para una sucursal específica. Por ejemplo, si una sucursal tiene un horario extendido, métodos de cobro diferentes o requiere políticas de caja más estrictas.
Indicadores de Sobreescritura
Cuando visualizas la configuración de una sucursal y un ajuste difiere del valor global, el sistema muestra un distintivo visual de "Sobreescrito". Con un solo clic en este indicador, puedes restablecer el ajuste para que vuelva a heredar el valor global, garantizando que nunca pierdas el control de tus sucursales.
Áreas de Configuración Detallada
Las opciones operativas están agrupadas de forma lógica para facilitar su localización:
1. Seguridad de Terminales y Bloqueos
- Métodos de Identificación: Define si el personal accede a las pantallas compartidas sin autenticación, mediante PIN numérico, escaneando su código QR o con ambos métodos.
- Bloqueo por Transacción: Habilita el bloqueo automático de la terminal tras completar una venta o tras ciertos minutos de inactividad, forzando a que el siguiente operador deba identificarse antes de cobrar.
- Acciones Críticas Protegidas: Configura qué acciones (como aplicar descuentos manuales o anular productos del carrito) requieren la introducción temporal del PIN de un gerente para ser autorizadas.
2. Panel de Activación Modular (On/Off)
De acuerdo con la filosofía de cero sobrecarga cognitiva de Depot OS, puedes encender o apagar por completo los módulos del sistema según las necesidades de tu operación física:
- Módulos habilitables: Gestión de Cajas, Aprobación de Pedidos, Logística de Reparto, Registro de Clientes, Promociones y Cupones, Gestión de Inventario y Producción.
- Al apagar un módulo, todas sus opciones, botones y configuraciones asociadas desaparecen por completo de la pantalla para evitar distracciones en el personal de sucursal.
3. Pagos, Impuestos y Canales de Venta
- Métodos de Pago Habilitados: Activa los canales de recepción de dinero permitidos en la sucursal (Efectivo, Tarjetas de Débito/Crédito, Transferencias o Cortesías).
- Modalidades de Consumo: Habilita si los clientes pueden comprar En Tienda, Para Llevar o con Entrega a Domicilio.
- Impuestos y Monedas: Establece la tasa impositiva (ej. IVA del 16%), define si los precios base de tu menú ya incluyen impuestos o si deben calcularse al final del ticket, y define la moneda local de cobro.
4. Campos Personalizados de Clientes
Define qué información requiere capturar el personal al registrar a un cliente recurrente. Puedes añadir campos estándar u opcionales (como fecha de cumpleaños, red social o RFC), los cuales aparecerán de forma dinámica en la pantalla de registro rápido en caja.
5. Configuración y Redirección Inter-Sucursal
Permite gestionar la información física de cada sucursal (dirección, coordenadas de mapa, teléfonos y horarios de servicio). Adicionalmente, habilita la redirección de pedidos:
- Configura si una sucursal saturada o sin existencias puede enviar un pedido automáticamente a otra sucursal cercana.
- Define listas de sucursales origen y destino autorizadas para el despacho cruzado de pedidos.
Configuración y Parámetros del Sistema
Las opciones generales de configuración del POS y comportamiento global del sistema se almacenan en las propiedades de configuración de la base de datos (companies.pos_settings a nivel empresa y branches.pos_settings a nivel sucursal).
Mecanismo de Herencia (Overrides)
El sistema opera con una jerarquía de fusión de configuraciones en tiempo real de tres niveles:
Valores por Defecto ➔ Ajustes de la Empresa (pos_settings) ➔ Sobreescrituras de Sucursal (pos_settings override)
Cuando una sucursal tiene un override activo para un campo específico, este toma precedencia absoluta sobre el valor corporativo. Si se elimina el override de la sucursal, esta vuelve a heredar el comportamiento corporativo de forma automática.
Referencia del Esquema de Configuración (POS)
| Parámetro / Key | Tipo | Valor por Defecto | Descripción y Efecto Operativo |
|---|---|---|---|
authMethod | select | "none" | Método de autenticación de cajero: Define el inicio de sesión. Valores: none (sin contraseña), pin (PIN numérico), qr (código QR), both (PIN o QR). |
pinLength | select | "4" | Longitud del PIN: Define si el PIN requiere 4 o 6 dígitos. |
requireAuthForOrders | boolean | false | Autenticación obligatoria: Solicita identificar al empleado (PIN/QR) al iniciar cada nuevo pedido. |
requirePinForVoid | boolean | true | Anulación de artículos: Exige PIN de autorización al eliminar un ítem del carrito o anular un ticket. |
showEmployeeOnReceipt | boolean | false | Empleado en ticket: Imprime el nombre del operador/vendedor en el ticket físico. |
autoLockMinutes | select | "0" | Bloqueo por inactividad: Bloquea la terminal tras inactividad. Valores: 0 (desactivado), 1, 2, 5, 10 minutos. |
lockAfterSale | boolean | false | Bloqueo post-venta: Bloquea la terminal obligatoriamente tras finalizar y cobrar cada venta. |
articleAutoPropagate | boolean | true | Propagación de artículos: Autopropaga nuevos artículos creados corporativamente a todas las sucursales. |
cashManagementMode | select | "register_centric" | Modelo de gestión de caja: Relación entre cajeros, terminales y efectivo físico. Opciones: register_centric (Gaveta física Model A), employee_centric (Caja personal Model B), hybrid (Cajero centralizado Model C). |
cashPaymentDelegationMode | select | "self" | Delegación de cobros (Cajero Central): Quién procesa los cobros en el modelo híbrido. Opciones: self (el cajero que toma el pedido lo cobra) o central_cashier (los pedidos van al cajero central). Solo aplica cuando cashManagementMode está configurado en hybrid. |
cashBlockOnPreviousOpenShifts | boolean | false | Bloquear por turnos anteriores: Impide abrir caja o vender hoy si quedó algún turno del día anterior sin cerrar en la sucursal. |
Ajustes de Descuentos y Autorizaciones
Estas opciones controlan la flexibilidad de cobro en caja ante la aplicación de descuentos manuales sobre el subtotal del carrito:
| Parámetro / Key | Tipo | Valor por Defecto | Relación de Dependencia / Comportamiento |
|---|---|---|---|
requirePinForDiscount | boolean | false | Si es true, exige digitar un PIN de supervisor para aplicar cualquier descuento manual. |
discountAuthThreshold | select | "10" | Umbral libre de descuento: Porcentaje máximo (10%, 20%, 30%, 50%) que el cajero puede descontar sin requerir PIN. Requiere requirePinForDiscount en true. |
requireManagerForDiscount | boolean | false | Si es true, obliga a que todo descuento requiera credenciales con rol exclusivo de Gerente/Administrador. Requiere requirePinForDiscount en true. |
Suscripciones y Facturación (Stripe Billing)
Depot OS opera bajo un modelo de suscripción de 2 niveles (2-tier billing model) integrado de forma nativa con Stripe para el procesamiento de pagos:
- Cargos e Impuestos: Al costo base de la suscripción se le añade de forma automática el cálculo del 16% de IVA.
- Bloqueo por Facturación (Billing Lockout Overlay): Si la suscripción de la empresa es cancelada (
canceled), no es pagada o tiene facturas vencidas (past_due), el sistema activa de inmediato una pantalla de bloqueo global en la sucursal. Esta pantalla impide al personal acceder al catálogo de productos, a la terminal de ventas (POS) y a los reportes. Para desbloquear el acceso, el usuario debe hacer clic en la acción del bloqueo para ser redirigido de forma segura al portal de facturación de Stripe y actualizar su método de pago.
Opciones Avanzadas de Sucursales y Terminales
1. Duplicación de Sucursales (Branch Duplication)
Para facilitar la apertura de nuevos puntos de venta, el panel de administración permite duplicar una sucursal existente con un solo clic. Esto clona de forma automática toda la estructura de configuraciones de la sucursal (ajustes POS, métodos de pago, horarios, coordenadas y overrides de precios), eliminando la necesidad de configurar cada sucursal desde cero.
2. Atajos de Emergencia en Bloqueo de Pantalla (Screen Lock Escape Hatches)
La pantalla de bloqueo de PIN para empleados incluye atajos de escape de emergencia (escape hatches) diseñados para prevenir bloqueos accidentales de terminales físicas en caja que entorpezcan la operación de cobro.
3. Redirección de Pedidos por Distancia (Distance-Based Redirection)
Para negocios con múltiples almacenes, Depot OS permite configurar reglas avanzadas de redirección de pedidos por distancia. El sistema calcula en tiempo real la distancia entre el cliente y las sucursales/almacenes disponibles y redirige el pedido de forma automática al establecimiento óptimo más cercano para reducir los tiempos de entrega.
Enlaces relacionados
- Control de Turnos y Personal: Gestión de perfiles, permisos y métodos de acceso PIN/QR.
- Fidelización de Clientes: Cómo interactúan los campos de cliente personalizados en caja.
- Dashboard de Negocio: Cómo repercuten las sucursales y sus ventas en los reportes analíticos globales.