Nota

Alcance de esta sección: Esta sección cubre el control de efectivo, aperturas de turnos, retiros de seguridad y arqueos de Cajas en Depot OS. El proceso de cobro se detalla en Nueva Venta, y el cuadre de repartidores en Logística.

Depot OS — Gestión y Arqueo de Cajas Registradoras

El módulo de Cajas es la herramienta clave para asegurar la integridad, transparencia y resguardo de todo el dinero en efectivo que ingresa físicamente a tu negocio. El sistema permite registrar de forma exacta cada transacción monetaria, auditar entradas y salidas extraordinarias de efectivo, y conciliar el arqueo del personal de manera automatizada.

1. Tres Modelos de Gestión de Efectivo

Depot OS se adapta a diferentes flujos operativos de venta a través del ajuste cashManagementMode:

A. Caja Registradora Central (`register_centric`)

Cómo opera: El efectivo está físicamente dentro de un cajón asociado a una terminal/caja registradora específica (registerId).
Ideal para: Tiendas minoristas, mostradores y cobro rápido donde el cliente paga al hacer el pedido.

B. Caja Personal / Cangurera (`employee_centric`)

Cómo opera: El efectivo no está atado a una máquina física; cada mesero o repartidor porta su propia "cartera" o "cangurera" de dinero para cobrar directamente en mesas. El turno y el saldo son personales.
Ideal para: Restaurantes con servicio a la mesa o entrega a domicilio.

C. Cajero Centralizado (`hybrid`)

Cómo opera: Múltiples terminales toman pedidos (mesas, tablets de meseros), pero todos los cobros en efectivo se canalizan y pagan en una única ventanilla o caja principal custodiada por el cajero general.
Ideal para: Cafeterías o restaurantes de alta afluencia con un cajero central en la salida.

2. Ciclo de Vida Completo de un Turno de Caja

El control administrativo del dinero se estructura en tres etapas secuenciales obligatorias:

Paso 1: Apertura de Turno (Saldo Inicial)

Antes de poder registrar cualquier venta en efectivo (si el parámetro requireOpenShiftToSell está activo):

El sistema solicita al cajero declarar el Fondo de Caja Inicial (el efectivo en billetes y monedas de baja denominación que se deja físicamente en el cajón para poder dar cambio a los primeros clientes).
Se inicia la hoja de turno, registrando de forma automática la fecha, hora de inicio y el empleado responsable.

Paso 2: Flujo y Movimientos Diarios de Efectivo

Durante el turno, el cajero o administrador puede registrar movimientos manuales de dinero mediante dos botones dedicados:

Entrada de Efectivo: Incrementa el saldo teórico de la caja. Se utiliza para registrar aportaciones de cambio adicionales traídas del banco o depósitos directos.
Retiro de Efectivo (Salida): Disminuye el saldo de la caja. Se utiliza para pagar a proveedores que cobran al entregar mercadería, compras de insumos rápidos de caja chica, o retiros de seguridad.

Advertencia

Retiros de Seguridad obligatorios (cashMaxBalanceLimit): Si el saldo acumulado en caja supera el límite establecido por la empresa (ej. $5,000.00 pesos), Depot OS mostrará una alerta visual y bloqueará temporalmente la terminal de ventas. Para desbloquearla y seguir cobrando, el cajero debe realizar un "Retiro Parcial de Seguridad" para vaciar el excedente de dinero y transferirlo a la caja fuerte del negocio.

Paso 3: Arqueo y Cierre de Turno

Al finalizar la jornada laboral o el relevo del cajero:

Conteo Físico: El operador cuenta físicamente cada moneda y billete dentro de la caja.
Declaración: Si el parámetro cashHideExpectedBalance (Cierre a Ciegas) está activo, el cajero introduce su conteo sin saber cuánto dinero calcula el sistema.
Desglose de Denominaciones (cashRequireDenominationCount): Si está activo, el sistema fuerza al operador a registrar el conteo exacto de piezas (ej. 5 billetes de $200, 10 de $100, 20 monedas de $10), calculando el total automáticamente.
Cálculo de Desviación: El sistema contrasta el conteo físico contra el Saldo Esperado teórico:

$$\text{Saldo Esperado} = \text{Fondo Inicial} + \text{Ventas en Efectivo} + \text{Entradas Manuales} - \text{Salidas Manuales}$$

Diferencias: Si el conteo no cuadra, Depot OS genera y archiva una desviación:
- Sobrante: Dinero de más en caja (resaltado en verde en la bitácora).
- Faltante: Dinero de menos en caja (resaltado en rojo en la bitácora, usualmente descontado al empleado o auditado).

3. Ejemplo Operativo de una Jornada de Caja (Paso a Paso)

Imaginemos un turno de caja vespertino configurado con un límite de efectivo de $5,000.00 pesos:

12:00 PM - Apertura de Caja: El cajero inicia sesión y abre su turno registrando un fondo inicial de $1,000.00 pesos.
02:00 PM - Gasto Extraordinario: Llega el repartidor de hielo. El cajero le paga $150.00 pesos en efectivo directamente del cajón. Abre la sección de cajas, hace clic en "Registrar Retiro", introduce 150.00 y escribe en el concepto "Pago por 3 bolsas de hielo". El saldo esperado por sistema baja a $850.00 pesos.
04:30 PM - Límite Excedido: Tras registrar varias ventas en efectivo, el saldo de la caja llega a $5,100.00 pesos. La pantalla de Depot OS se bloquea automáticamente exigiendo un retiro de seguridad.
04:35 PM - Retiro de Seguridad: El administrador asiste a la terminal, retira físicamente $3,000.00 pesos en billetes grandes del cajón y registra un retiro bajo el concepto "Retiro de seguridad a caja fuerte". El saldo restante en el cajón es de $2,100.00 pesos y la terminal queda desbloqueada inmediatamente.
08:00 PM - Cierre y Arqueo: Tras registrar $800.00 pesos adicionales en ventas en efectivo durante la tarde (llevando el saldo acumulado de $2,100.00 a $2,900.00 pesos), al terminar el turno el cajero realiza el conteo físico de su caja y declara tener $2,900.00 pesos. Al finalizar el arqueo, el sistema muestra:
- Saldo Esperado: $2,900.00 pesos.
- Declarado: $2,900.00 pesos.
- Diferencia: $0.00 pesos (Caja perfectamente cuadrada).

4. Auditoría e Historial de Cierres

Los gerentes y dueños de negocio pueden auditar en cualquier momento el historial de turnos y movimientos:

Filtros rápidos: Filtrar turnos por rango de fechas, sucursal o cajero específico.
Trazabilidad: Acceder al registro de auditoría de cada turno para ver las horas exactas de apertura/cierre y los logs de aprobación.
Visualización de discrepancias: El panel de administración resalta automáticamente con alertas cualquier descuadre de efectivo para enfocar la revisión contable en las anomalías.

Módulo: Cajas